אחד התהליכים החשובים בארגון כנס ממוקד, יעיל ובהתאם לתקציבים רצויים הוא הרישום לכנס. בשנים האחרונות אנו עדים לשינוי משמעותי בעולם הרישום הממוחשב. עם חלוף הזמן עולה הצורך בניהול איכותי של מוזמני האירועים והכנסים בארץ ובחו"ל ומפותחים פתרונות רישום מגוונים. תהליך הרישום לכנס מתפצל לשני שלבים:
רישום לכנס, לרבות רישום מקדמי של מתעניינים בכנס קליטה, רישום והכוונה ביום הכנס. בכל אחד מהשלבים נדרשת מומחיות והבנה לצורך הבאת הערכים המוספים הבאים: הגדלת כמות הנרשמים לכנס והבאת קהל יעד מתאים שיענה על מטרות הכנס - זאת ניתן להשיג על ידי תהליך עידוד ממוקד שכולל פניות במייל ופניות טלפוניות ישירות לקהל יעד פוטנציאלי, השגת בסיסי נתונים ממוקדים ומערכת רישום אינטרנטית באתר בעל חשיפה משמעותית לקבוצת האוכלוסייה של הכנס. תהליך הרישום האינטרנטי צריך להיות יעיל ונוח אך בראש ובראשונה קיימת חשיבות מכרעת לכך שגולשי האינטרנט, המחפשים כנסים באופן כללי או את הכנס שאתם מארגנים באופן ספציפי, יגיעו בנקל לאתר הכנס. חשוב שהכנס יפורסם באתר בעל חשיפה רבה ובעל קידום אורגני גבוה (הופעה בתחילת העמוד הראשון של גוגל במילות החיפוש הרלוונטיות לכנס). בתוך האתר עצמו, חשוב כי "לחצן" הרישום לכנס יופיע באופן בולט וברור. לאחר שהגולש לחץ על רישום, חשוב שממשק הרישום יהיה נוח וברור ויכלול אופציית שריון ורישום לכנס. פילוח מראש של הנרשמים באמצעות מערכת רישום אשר ניתן להפיק ממנה דוחות על אופי הנרשמים בזמן אמת. על ידי פילוח יעיל וניתוח בזמן אמת של הנרשמים נוכל להסיק מסקנות תוך כדי תהליך הרישום במידה והנרשמים אינם עונים ליעדי הכנס על מנת שנוכל לבחון כיצד להביא את קהל היעד לו אנו שואפים. בנוסף נוכל להסיק מסקנות לגבי התכנים אשר יועלו בכנס ודרך הצגתם לקהל הנרשמים כך ש"יעברו מסך" בצורה הטובה ביותר. התאמת והכנסות עלויות לכמות נרשמים - על ידי השגת ידע מראש של כמות המתעניינים והנרשמים באמצעות נתוני הרישום שלנו והשגת סטטיסטיקות על כנסים דומים, נוכל להתאים את מבנה העלויות (מקום, קייטרינג, אביזרים וכו') ומבנה ההכנסות (עלות משתתף, חסויות וכו'). תשלום וגבייה - תהליכי תשלום מראש באמצעות מוקד טלפוני ומערכת סליקת אשראי אינטרנטית מאובטחת לסליקה במטבע ישראלי ומטבע חוץ מייעלים את תהליך התשלום והגבייה ומבטיחים הגדלת הכנסות מהכנס.
רישום והכוונה ביום הכנס - ביום הכנס יש לנהל אופרציה מורכבת של קליטה, רישום והפניה של אורחי הכנס. ככל שהתהליך יתבצע בצורה יעילה יותר ויכלול פרטים רבים יותר אודות הנרשם, מארגני הכנס יצאו נשכרים ויקבלו מידע עדכני אודות מספר המוזמנים שהגיעו, מידע ביחס לאורחים אשר עדיין לא שילמו (במידה ומארגני הכנס מאפשרים אופציה כזו), מידע אודות רישום למליאות משנה ותחומי העניין של האורחים וכו'. ערך מוסף נוסף חשוב הוא תחושת הסדר והיעילות שמקבל האורח בכנס, אשר מעלה את שביעות רצונו מהכנס. להשגת ערכים מוספים אלו ביום הכנס יש להשתמש במערכת לבקרת רישום הכוללת מספר עמדות רישום ממוחשבות המאוישות ע"י דיילים/ות. בעמדות אלו יזוהה האורח, יופקו עבורו תגי זיהוי עם הפרטים שלו, יינתנו לו הברושורים והשקיות המחולקות לאורחים והוא יוכוון למליאה הרלוונטית.
בשנים האחרונות, תהליכים אלו הולכים ומשתכללים. כיום מבוצעים שרותי רישום שונים הכוללים בין השאר: בקרת כניסה הכוללת צילום האורחים והדפסת תגים עם התמונה, שימוש באמצעי זיהוי מגנטיים לטובת ניהול הרשאות כניסה של המבקרים, כולל תמיכה בטכנולוגית RFID (נדרש בעיקר בכנסים בעלי תוכן מסווג, רגיש, בטחוני), מערכות הפניית האורחים לשולחן או למושב הרלוונטי, משובים ושאלונים ממוחשבים למילוי עצמי של האורחים המנותחים ON- line ועוד.
לסיכום, תהליך הרישום וההכוונה הינו תהליך ארוך ומורכב הדורש מיומנות ותמיכה טכנולוגית על מנת להשיג תוצאות מוצלחות יותר מהכנס שלכם. כנס מוצלח מצוות כנסים פורטל.
